○常陸大宮市戸籍事務電子計算機処理に係るデータ保護管理要領
平成5年10月1日
訓令第27号
(趣旨)
第1条 この要領は，常陸大宮市電子計算業務の管理に関する規程(平成5年大宮町訓令第25号。以下「管理規程」という。)に定めるもののほか，戸籍事務の電子計算機処理に係るデータの保護に関し必要な事項を定めるものとする。
(対象とするデータ)
第2条 この要領で対象とするデータの範囲は，戸籍事務電子計算機処理に係るデータで，入出力帳票，磁気ディスクその他の媒体に記録されているものをいう。
(処理の基本方針)
第3条 電子計算機処理に当たっては，戸籍事務の効率化を図るとともに，個人情報を保護するよう十分配慮しなければならない。
(業務処理の範囲)
第4条 電子計算機処理による業務処理の範囲は，戸籍届書に基づいて処理する新戸籍の編成，追加記載，受附帳の作成，統計表の作成等の事務及び戸籍・除籍の検索事務の範囲とする。
(戸籍データの保護)
第5条 戸籍入力データを戸籍届書に限定し，戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令に定めがない事項は入力データの対象としてはならない。また，プライバシーの保護のため十分配慮しなければならない。
2 電子計算機処理の内容を戸籍事務，戸籍記載，戸籍附票及び人口動態等の目的以外に利用してはならない。
3 戸籍データは，法令に定めがあるものを除き，外部に提供してはならない。
(保護管理者の設置)
第6条 戸籍データ及びこれを電子計算機処理して得られるデータを的確に管理し，保護の万全を期すために，市民生活部市民課に戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は，市民生活部市民課長の職にある者をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第7条 保護管理者は，戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状況について常に把握し，戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
(戸籍データの管理等)
第8条 保護管理者は，戸籍事務の電子計算機処理に当たり，次の各号に掲げるものを適正に管理しなればならない。
(1) 入出力帳票の受払い及び管理については，名称，作成期日，保存期間等必要な事項を台帳等に記録しておかなければならない。不用となった入出力帳票は，速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
(2) 電子計算機，磁気テープ及び磁気ディスク等に記録されたデータ(以下「磁気ファイル」という。)は，名称，作成期日，保管期間等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 企画書，操作手順書及び電子計算機処理に必要な仕様書
(4) 磁気ファイル及びドキュメントは，所定の場所に保管するものとし，その取扱いは保護管理者が指定する市民課職員(以下「取扱責任者」という。)をもってするものとする。
2 保護管理者は，事故が発生したときは，速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し，管理規程に定められた電算総括管理者(以下「総括管理者」という。)に報告するとともに復旧のための必要な措置を講じなければならない。
(システムの運用)
第9条 保護管理者は，戸籍事務電子計算機処理の運用に際しては，プライバシー保護のため，十分かつ慎重な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は，端末機の操作に際して，戸籍事務を担当する職員(以下「戸籍担当職員」という。)に対し個別パスワードを設定し，そのパスワードを管理する管理パスワードを設定しなければならない。
3 管理パスワード及び個別パスワードは，保護管理者が管理し，そのパスワードを秘密にしなければならない。
4 戸籍担当職員は，個別パスワードを秘密にしなければならない。
5 保護管理者は，見出帳及び統計に関するものを除くデータについて，記載手続決裁終了後電子計算機のデータから削除しなければならない。
6 保護管理者は，端末機を窓口から離れた場所に設置し，来庁者，他課の職員等が入力内容を読み取ることのないように配慮しなければならない。
7 戸籍事務電子計算機処理に係る業務は，外部委託してはならない。
8 保護管理者は，システムが適正に運用されているか常にその使用状況を調査，把握し適正な管理に努めるとともに，必要に応じて適正な措置を取らなければならない。
(端末機の操作)
第10条 端末機の操作は，戸籍事務担当職員が行うものとする。
2 端末機の操作は，業務に必要な場合以外に行ってはならない。また，見出データ及びその他戸籍に関するデータを業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(台帳の保管)
第11条 保護管理者は，戸籍データの適正な管理を図るため，戸籍事務電子計算機処理に係る台帳を保管しなければならない。
(会議)
第12条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため，戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は，保護管理者が必要に応じて，戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は，総括管理者，保護管理者及び取扱責任者をもって組織する。
4 会議の庶務は，市民生活部市民課において処理する。
(補則)
第13条 この要領に定めるもののほか，必要な事項は，市長が別に定める。
附則
この訓令は，公布の日から施行する。
附則(平成12年訓令第11号)
この訓令は，平成12年4月1日から施行する。
附則(平成16年訓令第76号)
この訓令は，平成16年10月16日から施行する。
附則(平成24年訓令第12号)
この訓令は，平成24年4月1日から施行する。
附則(平成29年訓令第14号)
この訓令は，平成29年4月1日から施行する。