○常陸大宮市文書保存年限設定基準
平成19年7月25日
訓令第54号
(趣旨)
第1条 この基準は，常陸大宮市文書管理規程(平成12年大宮町訓令第7号)第51条の規定により定める文書の保存年限の設定基準について，必要な事項を定めるものとする。
(対象文書)
第2条 この基準の対象となる文書は，主として起案文書，供覧文書，帳票及び各種台帳とする。
(保存年限設定の原則)
第3条 文書の保存年限は，行政運営上の必要からみた文書の利用度，重要度，資料的価値等を総合的に考慮して定めるものとする。
2 事務事業の方針，計画，実施手続の策定等その後に行われる意思決定等に係る文書の保存年限は，事後の事務処理に支障のないよう設定しなければならない。
3 文書は，当該文書を主管し，又は発議した課等において保存する原本保存主義を原則とし，当該文書を収受した課等においては，短期の保存年限を設定するものとする。
(保存年限の設定基準等)
第4条 文書の保存年限の設定基準は，原則として別表のとおりとする。ただし，法令により保存期間等の定めのあるものについては，それぞれ法令に定める期間による。
2 保存年限は，原則として各課等において個別フォルダー毎に設定し，各課等で調整するファイル基準表に登載するものとする。
3 事務の執行にあたって取得又は作成した参考資料等で保管の必要なものの保存年限については，必要最小限に設定するものとする。
(随時廃棄の文書)
第5条 職員に対する周知等の庁内文書については，その効用が失われたと認めたときに随時廃棄するものとする。
附則
(施行期日)
1 この訓令は，平成19年8月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行前に確定したファイル基準表等において保存年限を設定してあるものについては，なお従前の例による。
附則(平成26年訓令第6号)
この訓令は，平成26年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第34号)
この訓令は，平成28年4月1日から施行する。
別表(第4条関係)
1 30年保存とするもの
(1) 市行政の総合的な計画その他特に重要な事務事業の決定に関する文書
(2) 市の廃置分合及び境界変更に関する文書
(3) 市議会の議案原議書，議決書及び議事録
(4) 条例，規則及び訓令の制定並びに改廃に関する原議書
(5) 告示及び公告に関する文書で重要なもの
(6) 所轄行政庁の令達，通達その他で特に重要なもの
(7) 許可，認可その他の行政処分に関する文書で特に重要なもの
(8) 審査請求，訴訟，調停及び和解に関する文書
(9) 損害賠償及び損失補償に関する文書
(10) 請願，陳情及び要望に関する文書で重要なもの
(11) 議員の任免，賞罰等に関する文書及び履歴書
(12) 職員の履歴書及び任免，賞罰等に関する文書で重要なもの
(13) 表彰，褒賞及び儀式に関する文書で重要なもの
(14) 職員の年金，退職手当及び公務災害補償に関する文書
(15) 歳入歳出予算書及び決算書
(16) 市有財産の取得，処分及び貸借に関する文書
(17) 市債に関する文書で重要なもの
(18) 原簿，台帳，原図等で特に重要なもの
(19) 補助金に関する文書で特に重要なもの
(20) 工事の施工に関する文書で特に重要なもの
(21) 契約書，協定書，覚書等で特に重要なもの
(22) 市が関係する公社等の設立及び出資に関する文書
(23) 調査報告書，統計書，年報等で特に重要なもの
(24) 市の沿革及び市史の資料となる文書
(25) 文化財の発掘調査及び保存管理に関する文書
(26) 学校その他重要な機関の設置及び廃止に関する文書
(27) 諮問，答申等に関する文書で重要なもの
(28) 市長，副市長，収入役，会計管理者及び教育長の事務引継書
(29) ファイル基準表及び保存文書目録
(30) 情報公開に係る情報目録
(31) 広報誌
(32) 市で発行する重要な刊行物
(33) 寄附及び贈与の受納に関する文書
(34) その他10年を超えて保存する必要のある文書
2 10年保存とするもの
(1) 重要な事務事業の計画及びその資料に関する文書
(2) 告示及び公告に関する文書
(3) 申請，届出，通達，通知等に関する文書で重要なもの
(4) 許可，認可その他の行政処分に関する文書で重要なもの
(5) 請願，陳情，要望に関する文書
(6) 予算，決算及び出納に関する文書で重要なもの
(6)の2 金銭の収入及び支払いの証拠に関する文書
(7) 補助金に関する文書で重要なもの
(8) 工事の施工に関する文書で重要なもの
(9) 工事請負及び建設コンサル業務委託契約に関する文書
(10) 物品の購入契約に関する文書で議会に付すべきもの
(11) 削除
(12) 職員の任免，賞罰等に関する文書
(13) 諮問，答申等に関する文書
(14) 台帳，帳簿等で重要なもの
(15) 監査に関する文書で重要なもの
(16) 固定資産税関係台帳類で重要なもの
(17) 職員の給与台帳その他給与に関する文書で重要なもの
(18) 附属機関の会議録
(19) その他10年間保存する必要があると認められる文書
3 5年保存とするもの
(1) 事務事業の計画に関する文書
(2) 申請，届出，通達，通知等に関する文書
(3) 報告，照会，回答等に関する文書で重要なもの
(4) 許可，認可その他行政処分に関する文書
(5) 補助金に関する文書
(6) 工事の施工に関する文書
(7) 支出負担行為その他出納に関する文書
(8) 市税の賦課及び徴収に関する文書
(9) 税外収入に関する各種帳簿
(10) 課長等の事務引継書
(11) その他5年間保存する必要があると認められる文書
4 3年間保存とするもの
(1) 申請，届出，通達，通知等に関する文書で簡易なもの
(2) 報告，照会，回答その他往復文書
(3) 工事の施工に関する文書で簡易なもの
(4) 業務委託契約書(建設コンサル業務を除く。)，物品購入契約書，賃貸借契約書(ただし，長期継続契約については，契約期間終了から起算する。)
(5) 官報及び県報
(6) タイムカード，年次休暇届，時間外勤務命令票等の職員の勤務に関する文書
(7) 文書収受簿及び文書番号簿
(8) その他3年間保存する必要があると認められる文書
5 1年間保存とするもの
(1) 報告，照会，回答その他往復文書で簡易なもの
(2) 公印使用簿
(3) 庁中日誌及び宿日直日誌
(4) 旅行命令票及び復命書
(5) 庁用自動車運行日誌
(6) その他1年間保存する必要があると認められる文書