(趣旨)

第1条　この要綱は，常陸大宮市文書館の設置及び管理に関する条例施行規則(平成26年常陸大宮市教育委員会規則第4号)第16条の規定に基づき，地域資料その他の記録(以下「文書等」という。)の寄託，寄贈及び借用に関し，必要な事項を定めるものとする。

(寄託の手続き)

第2条　常陸大宮市文書館(以下「文書館」という。)に文書等を寄託しようとする者(以下「寄託者」という。)は，文書等寄託申込書(様式第1号)を館長に提出するものとする。

(寄託を受けた文書等の取扱い)

第3条　寄託を受けた文書等については，利用に供するための整理が終わり次第，文書館所蔵の文書等と同様の扱いをする。ただし，閲覧に適さないものはこの限りでない。

(寄託に要する費用)

第4条　寄託に要する費用は，寄託者の負担とする。ただし，館長が必要と認めたものについては，費用の一部又は全部を市が負担するものとする。

(免責)

第5条　市は，天災その他の不可抗力による寄託文書等の損失に対して，その責を負わない。

(寄贈の手続き)

第6条　文書館に文書等を寄贈しようとする者(以下「寄贈者」という。)は，文書等寄贈申込書(様式第3号)を館長に提出するものとする。ただし，やむを得ない事情により当該申込書の提出が困難なときは，これを省略することができる。

(寄贈を受けた文書等の取扱い)

第7条　寄贈を受けた文書等については，利用に供するための整理が終わり次第，文書館所蔵の文書等として扱うものとする。

(寄贈に要する費用)

第8条　寄贈に要する費用は，市が負担とするものとする。

(借用の手続き)

第9条　館長は，文書館の用に供するため文書等を借り受けるときは，所有者又は管理者(以下「所有者等」という。)の承諾を得たうえ，文書等借用書(様式第5号。以下「借用書」という。)を交付するものとする。

(借用した文書等の取扱い)

第10条　借用した文書等は，文書館所蔵の文書等として記録保存したものであっても，所有者等の承諾なしには，一般の利用に供することはできないものとする。

(借用に要する費用)

第11条　借用に要する費用は，市が負担するものとする。

(管理)

第12条　館長は，寄託を受けた文書等にあっては寄託文書等整理簿(様式第6号)，寄贈を受けた文書等にあっては寄贈文書等整理簿(様式第7号)，借用した文書等にあっては借用文書等整理簿(様式第8号)を作成し，管理するものとする。