(趣旨)

第1条　この規程は，文書事務の円滑かつ適正な実施を図るため，文書管理について基本的な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則)

第3条　事務の処理は，経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，文書によって行うことを原則とする。

(文書取扱いの原則)

第4条　文書は，法令に特別の定めがある場合を除き，当該文書に係る事案の関係職員以外の者に示し，内容を告げ，又は写しを与えてはならない。ただし，職務の執行等に関し，上司の許可を受けた場合は，この限りでない。

(文書の用紙規格及び文書記述の原則)

第5条　文書の作成に当たっては，日本産業規格A列4判の規格の用紙を用いることを原則とする。

(総務課長の職務)

第6条　総務課長は，文書事務の管理が適正かつ能率的に遂行されるように常に留意し，適切な指導，調整及び改善を行わなければならない。

(課長の職務)

第7条　課長は，当該課の文書事務の管理が適正かつ能率的に遂行されるように常に留意しなければならない。

(文書主管課)

第8条　総務課は，文書の収受，配布，発送，保存及び廃棄の事務について総括する。

(文書管理主任)

第9条　課に文書管理主任を置く。

(文書管理主任の職務)

第10条　文書管理主任は，課の文書事務の管理を適正かつ能率的に遂行しなければならない。

(文書管理主任会議)

第11条　総務課長は，文書事務の連絡調整を図る必要があるときは，文書管理主任会議を招集することができる。

(文書の種類)

第12条　文書の種類は，令達文書と一般文書とに分ける。

(公文用例)

第13条　文書の用例は，別表第1のとおりとする。

(文書管理の簿冊等)

第14条　文書の管理に要する簿冊等は，次の各号に掲げるところによる。

(文書の記号及び番号)

第15条　令達文書には，次の各号に掲げるものについて，当該各号に定めるところにより，市名又は記号及び種別並びに令達番号を記載するものとする。

第15条の2　前条の規定にかかわらず，常陸大宮市情報公開条例(平成11年大宮町条例第15号。以下この条において「情報公開条例」という。)及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下この条において「個人情報保護法」という。)に基づき施行する文書に付す記号は，次の各号に掲げる区分に応じ，それぞれ当該各号に定めるものとする。

(本庁に到着した文書)

第16条　本庁に到着した文書(課に直接到着した文書を除く。)は，総務課で受領するものとし，次の各号に掲げるところにより処理する。

(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)

第17条　郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは，公務に関すると認められるものに限り，その未納又は不足の料金を負担して受領することができる。

(文書の収受)

第18条　第16条の規定により文書の配布を受けた課の文書管理主任は，配布を受けた文書の余白に文書収受印(別表第3ひな型第1号)及び文書閲覧印(別表第3ひな型第2号)を押印し，文書を収受するものとする。ただし，次に掲げる文書については，文書収受印及び文書閲覧印の押印を省略することができる。

(収受簿への登録)

第19条　文書管理主任は，前条の規定により文書を収受したときは，文書収受簿に次に掲げる事項を記載しなければならない。ただし，軽易又は収受簿に登録する必要のないと認められる文書については，この限りでない。

(処理方針)

第20条　文書の処理は，文書管理主任が中心となり，絶えず迅速な処理に留意して，事案が完結するまで，その経過を明らかにしておかなければならない。

(処理の期間)

第21条　課に配布された文書は，原則としてその日のうちに主務グループへ回付し，担当者は，処理期限が付された文書は指定された期日までに処理しなければならない。

(課長の指示)

第22条　課長は，文書を収受したときは，主務グループに処理方針を示し，次に掲げる事項を指示して処理させなければならない。

(閲覧文書の処理)

第23条　主管課長は，上司の決裁を要する事案に係る文書を収受した場合において，その処理が特に重要なものであるときは，直ちに処理できるものを除き，あらかじめ，当該文書を決裁権者の閲覧に供し，その指示を受けなければならない。

(起案)

第24条　事案の処理は，起案用紙(様式第12号)に処理案を記載し，決裁を経ることによって行う。ただし，市長の決裁を受けるべき事案で，特に重要なものを起案しようとするときは，あらかじめ，市長の処理方針を確認の上，起案しなければならない。

(起案文書の回議)

第25条　起案文書は，当該事務の決裁区分に従い，起案者から順次回議して決裁を受けるものとする。

(起案用紙の記入要領)

第26条　起案用紙の記入要領は，別表第4に定めるところによる。

(議案の処理方法)

第27条　市議会に提出する議案は，主管課で起案し，定例会の開会30日前までに決裁を受けるよう努めなければならない。ただし，臨時会を招集して提案する必要があるときは，あらかじめ，総務部長及び議会事務局長と協議した上，市長の決裁を受けなければならない。

(関係文書の添付等)

第28条　起案文書には，起案の理由，事案の経過，根拠法令の抜粋，予算科目，経費等を明記するとともに参照を要する事項は，その資料を添付し，同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは，それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。

(起案文書の合議)

第29条　他の部又は課に合議を要する起案文書は，次に掲げるところにより，当該事案の関係者に合議しなければならない。ただし，単に供覧にとどめる趣意のものは，決裁後回覧するものとする。

(起案文書の持ち回り)

第30条　特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書で持ち回り決裁を受けようとするときは，起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。

(文書の審査)

第31条　文書の適正かつ統一を図るため，次に掲げる起案文書は，市長の決裁を受ける前に総務課長及び総務課庶務・法制グループ又は別に定める常陸大宮市政策法務審査委員会の審査を受けなければならない。

(未完結文書の追求)

第32条　文書管理主任は，主管課長の指示を受け，常に未完結文書を追求し，その処理状況を明らかにしておかなければならない。

(決裁済文書の処理)

第33条　決裁済の起案文書(以下「決裁済文書」という。)は，決裁年月日を記入し，主管課で保管及び保存しなければならない。

(完結文書の登録)

第34条　完結文書のうち次の各号に掲げるものは，当該各号に定めるところにより登録しなければならない。

(例規集への登載)

第35条　例規に係る完結文書のうち，常陸大宮市例規集に登載を要するものにあっては，決裁を経た後，浄書した原稿1部を総務課長に提出しなければならない。

(浄書)

第36条　決裁済文書で浄書を要するものは，原則として主管課において取り扱うものとする。

(照合)

第37条　浄書文書は，浄書後直ちに決裁済文書と照合しなければならない。

(文書の発信者名)

第38条　庁外へ発送する文書は，原則として市長名を用いるものとする。ただし，文書の性質又は内容により，特に必要がある場合は，専決権限を有する者の職及び氏名又は市名を用いることができる。

(公印の押印)

第39条　照合を終了した庁外へ発送する浄書文書のうち次に掲げるものについては，公印を押印しなければならない。この場合において，文書が真正なものであることを証明するため，決裁済文書と割印しなければならない。

(庁外文書の発送)

第40条　起案者は，庁外へ発送する文書のうち発議文書は文書番号簿に記載し，発送番号を記入して発送しなければならない。

第41条　削除

(庁内文書の取扱い)

第42条　庁内文書は，原則としてグループウェア(常陸大宮市職員服務規程(昭和44年大宮町訓令第1号)第6条に規定するものをいう。)を使用するものとする。

(経由文書)

第43条　市を経由する文書は，別に定めるものを除き，主管課で受理した後に，経由の手続をしなければならない。

(施行年月日)

第44条　起案者は，文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として，決裁済文書の所定欄に記入しなければならない。

(文書の発送時間)

第45条　文書の発送は，常陸大宮市の休日を定める条例(平成元年大宮町条例第29号)第1条第1項各号に掲げる日を除く日に行い，その発送時間は，特に緊急を要する場合を除き，次の各号に掲げるところによる。

(文書の管理及び整理)

第46条　文書は，ファイリング・システムにより常に整然と分類して整理し，必要なときに，直ちに取り出せるように保管し，又は保存しておかなければならない。

第47条　削除

第48条　削除

(移換え及び置換え)

第49条　文書の移換え及び置換えは，毎年度終了後速やかに行うものとする。

(ファイル基準表)

第50条　文書管理主任は，毎年3月末日までに当該年度のファイル基準表を調整するものとする。

(文書の保存年限)

第51条　文書の保存年限は，次の5種とし，文書の種別ごとに主管課長が定め，ファイル基準表に記載しなければならない。

(保存年限の計算)

第52条　文書の保存年限の計算は，その事案の完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし，暦年文書は，その事案の完結した日の属する年の翌年の4月1日から起算する。

(保存文書の保存場所)

第53条　保存文書は，書庫又は総務課長が定める場所に保存するものとする。

(完結文書の保存方法)

第54条　文書管理主任は，文書の置換え時に別に定める要領に規定する保存文書目録を作成し，総務課長に提出するとともに，保存文書の管理を行わなければならない。

(文書の持出し)

第55条　文書は，原則として庁外に持出してはならない。ただし，主管課長又は文書管理主任の承認を受けた場合は，この限りでない。

(文書の貸出し等)

第56条　文書の貸出しを受け，又は文書を閲覧しようとする職員は，主管課長又は文書管理主任に申し出て，その承認を受けなければならない。

(完結文書の選別，移管及び廃棄)

第57条　主管課長は，保存年限が経過したときは，文書(10年及び30年保存の文書に限る。)を，速やかに，文書館長(常陸大宮市文書館の設置及び管理に関する条例(平成25年常陸大宮市条例第17号)第4条に規定する文書館長をいう。以下同じ。)に移管しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第58条　廃棄をする文書で，個人情報が含まれているものその他秘密の保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは，焼却，溶解，裁断等の処理をしなければならない。

第59条　削除

(補則)

第60条　この規程に定めるもののほか，文書管理について必要な事項は，別に定める。