○常陸大宮市文書管理規程
平成12年3月31日
訓令第7号
大宮町文書管理規程(昭和56年大宮町訓令第9号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第15条の2)
第2章 文書の収受及び配布(第16条―第19条)
第3章 文書の処理(第20条―第35条)
第4章 文書の浄書及び発送(第36条―第45条)
第5章 文書の管理(第46条―第58条)
第6章 補則(第59条・第60条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は,文書事務の円滑かつ適正な実施を図るため,文書管理について基本的な事項を定めるものとする。
(1) 部 常陸大宮市行政組織条例(平成28年常陸大宮市条例第28号。以下「行政組織条例」という。)第1条第1項に規定する室及び部をいう。
(2) 課 行政組織条例第1条第2項に規定する課並びに常陸大宮市行政組織規則(平成29年常陸大宮市規則第8号。以下「行政組織規則」という。)第2条に規定する課及び支所,行政組織規則第3条第1項に規定する課及び行政組織規則別表第2に規定する出先機関(以下「出先機関」という。)をいう。
(3) 部長 行政組織規則第5条第1項に規定する部長をいう。
(4) 課長 行政組織規則第5条第5項に規定する課長及び支所長並びに出先機関の長をいう。
(5) 完結文書 決裁文書で一定の手続に従って施行された事案の完結した文書をいう。
(6) 未完結文書 決裁文書で事案の処理が完結していない文書をいう。
(7) 文書の保管 文書を当該文書に係る主管課の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。
(8) 文書の保存 文書を書庫等一定の場所に収納しておくことをいう。
(9) 移換え 事務室内のキャビネット,書棚等(以下「保管庫等」という。)の上段に収納している当該会計年度若しくは当該暦年処理の文書を保管庫等の下段又は事務室内の一定の場所に移すことをいう。
(10) 置換え 文書を保管から保存に移すことをいう。
(11) 持出し 主管課の職員が,完結文書を書庫等から持ち出すことをいう。
(12) 貸出し 主管課以外の職員に完結文書を貸し出すことをいう。
(13) 供覧 簡易なもの又は定例的なものを参考のため閲覧に供することをいう。
(14) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(15) 電子契約書 電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により作成する契約書に代わる電磁的記録をいう。
(事務処理の原則)
第3条 事務の処理は,経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け,又は検証することができるよう,処理に係る事案が軽微なものである場合を除き,文書によって行うことを原則とする。
2 事務の処理に当たっては,当該事案に係る決裁権者等は,当該処理すべき事案に関する処理方針,注意事項等について指示することを原則とする。
3 課長は,適正かつ能率的な事務の処理を図るため,立案事由が生じたときは,遅滞なく立案させるとともに,回議又は合議に必要かつ十分な期間をあらかじめ確保することとし,いやしくも処理期限を経過することのないよう文書の進行管理に十分留意しなければならない。
(文書取扱いの原則)
第4条 文書は,法令に特別の定めがある場合を除き,当該文書に係る事案の関係職員以外の者に示し,内容を告げ,又は写しを与えてはならない。ただし,職務の執行等に関し,上司の許可を受けた場合は,この限りでない。
(文書の用紙規格及び文書記述の原則)
第5条 文書の作成に当たっては,日本産業規格A列4判の規格の用紙を用いることを原則とする。
2 文書は,左横書きとする。ただし,次に掲げるものについては,この限りでない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署が様式を縦書きと定めているもの
(3) 慣習上,横書きでは不適当と思われるもの
(4) その他総務課長が特に縦書きを適当と認めたもの
3 文書の作成に当たって用いる漢字,仮名遣い等は,次のとおりとする。
(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)
(5) 「公用文作成の考え方」の周知について(令和4年1月11日付け内閣文第1号内閣官房長官通知)
(6) 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)
(7) 法令における漢字使用等について(平成22年11月30日内閣法制局長通知)
(総務課長の職務)
第6条 総務課長は,文書事務の管理が適正かつ能率的に遂行されるように常に留意し,適切な指導,調整及び改善を行わなければならない。
2 条例及び規則の原本(常陸大宮市公告式条例(昭和30年大宮町条例第1号)第2条第1項及び第3条の規定により市長が署名したものをいう。)は,総務課長が保管及び保存するものとする。
(課長の職務)
第7条 課長は,当該課の文書事務の管理が適正かつ能率的に遂行されるように常に留意しなければならない。
(文書主管課)
第8条 総務課は,文書の収受,配布,発送,保存及び廃棄の事務について総括する。
2 支所及び出先機関において直接取り扱う文書の受領,発送及び完結文書の保存に関しては,この規程中総務課が処理すべき事項は,当該支所及び出先機関が自ら行うものとする。
(文書管理主任)
第9条 課に文書管理主任を置く。
2 文書管理主任は,課長が指定した者を充てる。
3 課長は,前項の規定により文書管理主任を指定したときは,総務課長に報告しなければならない。
(文書管理主任の職務)
第10条 文書管理主任は,課の文書事務の管理を適正かつ能率的に遂行しなければならない。
2 文書管理主任は,この規程に別に定めるもののほか,次に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の処理の促進に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(4) 当該課に属する文書の収受に関すること。
(5) 未完結文書の追求に関すること。
(6) 完結文書の持出し及び貸出しに関すること。
(7) 完結文書の移換え,置換え,引継ぎ及び廃棄に関すること。
(8) 文書収受簿(様式第1号)の記録に関すること。
(9) ファイリング・システムの維持管理に関すること。
(10) 前各号に掲げるもののほか,文書の整理,保管及び保存に関すること。
(文書管理主任会議)
第11条 総務課長は,文書事務の連絡調整を図る必要があるときは,文書管理主任会議を招集することができる。
(文書の種類)
第12条 文書の種類は,令達文書と一般文書とに分ける。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するものをいう。
(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するものをいう。
(3) 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づく処分若しくは決定又は重要な事項の内容を公示するものをいう。
(4) 公告 告示以外で一定の事項を公示するものをいう。
(5) 指令 特定の者に対し,法令の規定又は職務上の権限に基づき,許可,認可,命令等の処分を内容とするものをいう。
(6) 訓令 所属の機関又は職員に対して命令するもの及び市長の権限に属する事務について法令の定める範囲内で制定する規程等であって,公示するものをいう。
(7) 諮問 法令の規定に基づき,公の機関又は団体に対して法令上定められた事項について,その意見を求めるものをいう。
3 一般文書は,令達文書以外の文書とする。
(公文用例)
第13条 文書の用例は,別表第1のとおりとする。
(文書管理の簿冊等)
第14条 文書の管理に要する簿冊等は,次の各号に掲げるところによる。
(1) 総務課に備える簿冊等
ア 特殊文書収受簿(様式第2号)
イ 金券収受簿(様式第3号)
ウ 条例原簿(様式第4号)
エ 規則原簿(様式第5号)
オ 告示,訓令原簿(様式第6号)
カ 議案番号簿(様式第7号)
キ 専決処分処理件名簿(様式第8号)
(2) 課に備える簿冊等
ア 文書収受簿(様式第1号)
イ 文書番号簿(様式第10号)
ウ 指令番号簿(様式第11号)
エ 課に必要な補助簿等
(1) 条例,規則,告示及び訓令 第34条第1号の規定による登録番号を令達番号とし,その前に市名及び令達文書の種別を冠する。
3 この規程により設ける簿冊に文書を登録する場合の登録番号は,毎年1月1日に起こすものとする。
第15条の2 前条の規定にかかわらず,常陸大宮市情報公開条例(平成11年大宮町条例第15号。以下この条において「情報公開条例」という。)及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下この条において「個人情報保護法」という。)に基づき施行する文書に付す記号は,次の各号に掲げる区分に応じ,それぞれ当該各号に定めるものとする。
(1) 情報公開条例 常大情公
(2) 個人情報保護法 常大個情
第2章 文書の収受及び配布
(本庁に到着した文書)
第16条 本庁に到着した文書(課に直接到着した文書を除く。)は,総務課で受領するものとし,次の各号に掲げるところにより処理する。
(1) 文書は,受領後速やかに,文書区分箱を用いることにより主管課に配布する。この場合において,配布すべき主管課が明らかでない文書については,開封することができる。
(2) 書留(現金書留を除く。),内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書は,特殊文書収受簿に所要事項を記載した後,主管課に配布して領収印を徴する。
(3) 訴訟,審査請求その他到達の日時が権利の得失変更にかかわると認められる文書は,前号の規定により処理するほか,到達日時を明記するものとする。
(4) 現金,金券,証紙,証券等が封入されている文書は,金券収受簿に所要事項を記載した後主管課に配布して領収印を徴する。
2 2課以上に関連する文書は,総務課長がその主管課を決定して,当該課に配布するものとする。この場合において,配布を受けた課長は,その写しを他の関係課長に送付するとともに,その旨を文書の余白に記入しなければならない。
3 電報を受領したときは,その時刻を記載し,直ちに主管課に配布しなければならない。
(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)
第17条 郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは,公務に関すると認められるものに限り,その未納又は不足の料金を負担して受領することができる。
(1) あいさつ状,案内書その他これに類する軽易な文書
(2) 葉書(権利の得失変更に関係あると認められるものを除く。)
(3) 新聞,雑誌,冊子その他これに類する文書
(4) 戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく諸届,諸願,諸通知及びこれに類する文書
(5) その他内容が軽易であると認められるもののほか文書収受印を押印する必要がないと認められるもの
(収受簿への登録)
第19条 文書管理主任は,前条の規定により文書を収受したときは,文書収受簿に次に掲げる事項を記載しなければならない。ただし,軽易又は収受簿に登録する必要のないと認められる文書については,この限りでない。
(1) 収受番号
(2) 収受月日
(3) 発信者
(4) 受信者
(5) 件名
2 前項の規定により作成した文書収受簿については,主管課において保管し,常にその処理状況を明らかにしておかなければならない。
3 文書管理主任は,配布された文書が一定の期限内に処理を要するものについては,当該文書の余白に処理期限印(別表第3ひな型第3号)を押印し,課長の閲覧に供するものとする。
4 文書管理主任は,配布を受けた文書のうち前項の規定により処理期限印が押印してあるものについては,主務グループと協議の上処理期限を定め,当該文書の該当欄にこれを記入するものとする。
第3章 文書の処理
(処理方針)
第20条 文書の処理は,文書管理主任が中心となり,絶えず迅速な処理に留意して,事案が完結するまで,その経過を明らかにしておかなければならない。
(処理の期間)
第21条 課に配布された文書は,原則としてその日のうちに主務グループへ回付し,担当者は,処理期限が付された文書は指定された期日までに処理しなければならない。
2 回答,報告を要する文書又は重要な文書で,指定された期日までに処理することが困難と認められるものは,理由を付して,課長の承認を得なければならない。
(課長の指示)
第22条 課長は,文書を収受したときは,主務グループに処理方針を示し,次に掲げる事項を指示して処理させなければならない。
(1) 決裁区分
(2) 供覧の要,不要
(3) 回答の要,不要
(4) 処理期日
(5) 合議先又は供覧先
(6) 参考資料の要,不要
(7) 前各号に掲げるもののほか,処理に必要な事項
(閲覧文書の処理)
第23条 主管課長は,上司の決裁を要する事案に係る文書を収受した場合において,その処理が特に重要なものであるときは,直ちに処理できるものを除き,あらかじめ,当該文書を決裁権者の閲覧に供し,その指示を受けなければならない。
(起案)
第24条 事案の処理は,起案用紙(様式第12号)に処理案を記載し,決裁を経ることによって行う。ただし,市長の決裁を受けるべき事案で,特に重要なものを起案しようとするときは,あらかじめ,市長の処理方針を確認の上,起案しなければならない。
2 起案は,文体,表現等について平易明確に行わなければならない。
3 第1項の規定にかかわらず,軽易な回答等の起案は,当該照会文書の余白に朱書する等起案用紙によらないことができる。
4 起案用紙には,主管課,起案者,決裁区分,保存年限,決裁に必要な合議,その他の事案決裁に関する者の職名,起案年月日,件名,伺い分,開示・非開示の区分,あて先,発信者名等の必要事項を,それぞれの欄に記載しなければならない。
5 文書は,すべて未決,既決に区分して整理し,未決文書は完結に至るまでこれを一括して常にその経過を明らかにしておき,完結文書は,定められた順序に従って整理するものとする。
(起案文書の回議)
第25条 起案文書は,当該事務の決裁区分に従い,起案者から順次回議して決裁を受けるものとする。
2 回議を受けた上司は,起案内容に異議があるときは,起案者に内容の修正又は廃棄等を命ずることができる。
(起案用紙の記入要領)
第26条 起案用紙の記入要領は,別表第4に定めるところによる。
(議案の処理方法)
第27条 市議会に提出する議案は,主管課で起案し,定例会の開会30日前までに決裁を受けるよう努めなければならない。ただし,臨時会を招集して提案する必要があるときは,あらかじめ,総務部長及び議会事務局長と協議した上,市長の決裁を受けなければならない。
2 前項の規定により処理された議案に係る決裁済の起案文書は,総務課長に回付しなければならない。
3 総務課長は,前項の規定により回付を受けたときは,速やかに議案を作成し,議案番号簿に記載して提案の手続をしなければならない。
(関係文書の添付等)
第28条 起案文書には,起案の理由,事案の経過,根拠法令の抜粋,予算科目,経費等を明記するとともに参照を要する事項は,その資料を添付し,同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは,それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。
2 収受文書に基づいて処理した起案文書には,必ず当該文書を添付しなければならない。
(起案文書の合議)
第29条 他の部又は課に合議を要する起案文書は,次に掲げるところにより,当該事案の関係者に合議しなければならない。ただし,単に供覧にとどめる趣意のものは,決裁後回覧するものとする。
(1) 同一の部で他の課に関係があるものは,主管課長に回議後,関係課長に合議し,主管部長に回議する。
(2) 他の部又は他の部の課に関係があるものは,主管部長又は主管課長に回議後,関係部長又は関係課長に合議する。
2 前項の規定により合議を受けた場合は,同意又は不同意を速やかに決定するとともに,その合議に関し異議又は疑義があるときは,起案した課(以下「起案課」という。)と協議しなければならない。
3 前項の場合において,意見が相違して協議が整わないときは,起案課は,双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。
(起案文書の持ち回り)
第30条 特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書で持ち回り決裁を受けようとするときは,起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。
(文書の審査)
第31条 文書の適正かつ統一を図るため,次に掲げる起案文書は,市長の決裁を受ける前に総務課長及び総務課庶務・法制グループ又は別に定める常陸大宮市政策法務審査委員会の審査を受けなければならない。
(1) 条例,規則,訓令,告示及びその他例規の制定及び改廃に関するもの
(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの
(3) 前2号に掲げるもののほか,市長が特に必要と認めるもの
2 起案文書のうち市長名をもって外部へ発する文書は,決裁前に各課の文書管理主任の形式審査を受けなければならない。
3 前項の形式審査は,起案文書の内容について適正な文書の決定がなされるよう次に掲げる基準により,実施するものとする。
(1) 関係課等合議先の適否について
(2) 文体,用字,用語等について
(3) 様式等書類の形式について
(未完結文書の追求)
第32条 文書管理主任は,主管課長の指示を受け,常に未完結文書を追求し,その処理状況を明らかにしておかなければならない。
(決裁済文書の処理)
第33条 決裁済の起案文書(以下「決裁済文書」という。)は,決裁年月日を記入し,主管課で保管及び保存しなければならない。
(1) 条例,規則,告示及び訓令 総務課長において条例原簿等に登録する。
(2) 指令 主管課において指令番号簿に登録する。
(3) 一般文書で次に掲げる以外のもの 主管課において文書番号簿に登録する。
ア 内部的なもの
イ 葉書(権利の得失変更に関係があるものを除く。)及び電報によるもの
ウ その他内容が軽易であると認められるもの及び登録することが不適当であると認められるもの
(例規集への登載)
第35条 例規に係る完結文書のうち,常陸大宮市例規集に登載を要するものにあっては,決裁を経た後,浄書した原稿1部を総務課長に提出しなければならない。
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第36条 決裁済文書で浄書を要するものは,原則として主管課において取り扱うものとする。
(照合)
第37条 浄書文書は,浄書後直ちに決裁済文書と照合しなければならない。
(文書の発信者名)
第38条 庁外へ発送する文書は,原則として市長名を用いるものとする。ただし,文書の性質又は内容により,特に必要がある場合は,専決権限を有する者の職及び氏名又は市名を用いることができる。
2 庁内文書は,事案の軽重により部長名又は課長名を用いるものとする。ただし,職名のみを用い,氏名等は省略することができる。
(公印の押印)
第39条 照合を終了した庁外へ発送する浄書文書のうち次に掲げるものについては,公印を押印し,又は電子署名を行わなければならない。この場合において,公印を押印する文書にあっては,文書が真正なものであることを証明するため,決裁済文書と割印しなければならない。
(1) 権利又は義務の発生等の効果を有する文書
(2) 法令等により公印の押印が義務付けられている文書
(3) 特定の事実を公印の押印により証明する必要がある文書
(4) その他特に公印の押印が必要と認められる文書
2 公印を押印しない浄書文書については,必要に応じて,発信者の下に「(公印省略)」と記載するものとする。
(庁外文書の発送)
第40条 起案者は,庁外へ発送する文書のうち発議文書は文書番号簿に記載し,発送番号を記入して発送しなければならない。
2 庁外へ発送する文書は,原則として総務課において発送するものとする。ただし,主管課において直接持参する必要のある文書及び総務課長が主管課において取り扱うことが適当であると認めた文書は,主管課において発送することができる。
4 郵送は,原則として料金後納の方法によらなければならない。
第41条 削除
(庁内文書の取扱い)
第42条 庁内文書は,原則としてグループウェア(常陸大宮市職員服務規程(昭和44年大宮町訓令第1号)第6条に規定するものをいう。)を使用するものとする。
(経由文書)
第43条 市を経由する文書は,別に定めるものを除き,主管課で受理した後に,経由の手続をしなければならない。
(施行年月日)
第44条 起案者は,文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として,決裁済文書の所定欄に記入しなければならない。
(電子契約書による施行)
第45条 契約に関する文書は,電子署名を行った上で電子契約書として施行することができる。
2 前項の規定により,電子契約書として施行した場合は,当該電子契約書を正本として管理し,当該電子契約書の元となった紙文書は,適宜,廃棄することができる。
第5章 文書の管理
(文書の管理及び整理)
第46条 文書(電子契約書を除く。次項において同じ。)は,ファイリング・システムにより常に整然と分類して整理し,必要なときに,直ちに取り出せるように保管し,又は保存しておかなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては,常に紛失,火災,盗難等の予防の措置をとるとともに,重要なものは,非常災害時に際しいつでも持ち出せるように,あらかじめ準備しておかなければならない。
3 ファイリング・システムの運用については,この規程に定めるもののほか,別に定める要領による。
第47条 削除
第48条 削除
(移換え及び置換え)
第49条 文書の移換え及び置換えは,毎年度終了後速やかに行うものとする。
2 前項の移換え及び置換えの期日については,総務課長が定める。
(ファイル基準表)
第50条 文書管理主任は,毎年3月末日までに当該年度のファイル基準表を調整するものとする。
2 文書管理主任は,前項のファイル基準表を総務課長が定める日までに作成し,主管課長の決裁を経て総務課長に提出しなければならない。
(文書の保存年限)
第51条 文書の保存年限は,次の5種とし,文書の種別ごとに主管課長が定め,ファイル基準表に記載しなければならない。
(1) 30年保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 3年保存
(5) 1年保存
2 前項の規定にかかわらず,法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については,その保存年限は,それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
3 主管課長は,保存年限が経過した文書について,職務の遂行上必要があると認めるときは,総務課長の承認を得て当該保存年限を延長することができる。この場合において,当該延長に係る保存年限が経過した後にこれを更に延長しようとするときも同様とする。
(保存年限の計算)
第52条 文書の保存年限の計算は,その事案の完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし,暦年文書は,その事案の完結した日の属する年の翌年の4月1日から起算する。
(保存文書の保存場所)
第53条 保存文書は,書庫又は総務課長が定める場所に保存するものとする。
2 支所及び出先機関にあっては,当該支所及び出先機関の書庫等に保存するものとする。
(完結文書の保存方法)
第54条 文書管理主任は,文書の置換え時に別に定める要領に規定する保存文書目録を作成し,総務課長に提出するとともに,保存文書の管理を行わなければならない。
(文書の持出し)
第55条 文書は,原則として庁外に持出してはならない。ただし,主管課長又は文書管理主任の承認を受けた場合は,この限りでない。
(文書の貸出し等)
第56条 文書の貸出しを受け,又は文書を閲覧しようとする職員は,主管課長又は文書管理主任に申し出て,その承認を受けなければならない。
3 文書の持出し,貸出し等を受ける者は,当該文書を転貸し,抜き取り,若しくは取り換え,又は内容を訂正してはならない。
(完結文書の選別,移管及び廃棄)
第57条 主管課長は,保存年限が経過したときは,文書(10年及び30年保存の文書に限る。)を,速やかに,文書館長(常陸大宮市文書館の設置及び管理に関する条例(平成25年常陸大宮市条例第17号)第4条に規定する文書館長をいう。以下同じ。)に移管しなければならない。
2 保存年限が経過した文書(10年保存及び30年保存の文書を除く。)は,廃棄するものとする。ただし,当該文書に歴史資料として重要なものがあると認められる場合は,文書館長と移管について協議するものとする。
(廃棄文書の処理)
第58条 廃棄をする文書で,個人情報が含まれているものその他秘密の保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは,焼却,溶解,裁断等の処理をしなければならない。
第6章 雑則
第59条 削除
(補則)
第60条 この規程に定めるもののほか,文書管理について必要な事項は,別に定める。
附則
1 この訓令は,平成12年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行際現にあるこの訓令による改正前の様式用紙については,当分の間,所要の改定を施した上,なお,使用することができる。
附則(平成16年訓令第16号)
この訓令は,平成16年10月16日から施行する。
附則(平成19年訓令第30号)
(施行期日)
1 この訓令は,平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により在職する収入役の任期中に限り,この訓令による改正後の常陸大宮市文書管理規程別表第3第2号,別表第4第10項及び様式第12号中「会計管理者」とあるのは「収入役」と読み替えるものとする。
3 この訓令の施行の際ファイリング・システムが導入されていない部署にあっては,この訓令による改正後の常陸大宮市文書管理規程中ファイリング・システムに基づく事務処理に関する規定は適用せず,なお従前の例による。
附則(平成20年訓令第13号)
この訓令は,平成20年4月1日から施行する。
附則(平成20年訓令第37号)
この訓令は,平成20年10月1日から施行する。
附則(平成21年訓令第20号)
この訓令は,平成21年4月1日から施行する。
附則(平成24年訓令第12号)
この訓令は,平成24年4月1日から施行する。
附則(平成25年訓令第28号)
この訓令は,公布の日から施行する。
附則(平成26年訓令第5号)
この訓令は,平成26年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第33号)
この訓令は,平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年訓令第14号)
この訓令は,平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年訓令第28号)
この訓令は,平成30年4月1日から施行する。
附則(平成30年訓令第41号)
この訓令は,公布の日から施行する。
附則(平成30年訓令第43号)
この訓令は,不正競争防止法等の一部を改正する法律(平成30年法律第33号)の施行の日から施行する。
附則(平成31年訓令第9号)
この訓令は,平成31年4月1日から施行する。
附則(令和3年訓令第33号)
この訓令は,令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年訓令第51号)
この訓令は,令和3年10月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第27号)
この訓令は,令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第17号)
この訓令は,令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第27号)
この訓令は,令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年訓令第20号)抄
(施行期日)
1 この訓令は,令和6年10月1日から施行する。
別表第2(第15条関係)
課を表示する記号
組織区分 | 記号 | |
総務部 | 総務課 | 常大総 |
財政課 | 常大財 | |
危機管理課 | 常大危管 | |
企画部 | 秘書広聴課 | 常大秘広 |
企画政策課 | 常大企政 | |
地域創生部 | 地域創生課 | 常大地創 |
定住推進課 | 常大定推 | |
山方支所 | 常大山 | |
美和支所 | 常大美 | |
緒川支所 | 常大緒 | |
御前山支所 | 常大御 | |
市民生活部 | 市民課 | 常大市 |
生活環境課 | 常大生環 | |
税務徴収課 | 常大税徴 | |
保健福祉部 | 社会福祉課 | 常大社福 |
こども課 | 常大こ | |
長寿福祉課 | 常大長福 | |
医療保険課 | 常大医保 | |
健康推進課 | 常大健推 | |
産業観光部 | 農林振興課 | 常大農振 |
商工観光課 | 常大商観 | |
建設部 | 都市計画課 | 常大都計 |
駅周辺整備推進課 | 常大駅整 | |
土木建設課 | 常大土建 | |
上下水道部 | 総務経営課 | 常大総経 |
施設管理課 | 常大施管 | |
会計課 | 常大会 |
別表第4(第26条関係)
起案用紙の記入要領
1 収受文書
収受文書に基づいて起案する場合には,起案担当者が当該文書の発信年月日及び記号番号を記入し,不要のときは,斜線(左下隅から右上隅へ引く線。以下「斜線」について同じ。)を引く。
2 収受年月日
文書を収受した年月日を起案担当者が記入し,不要のときは,斜線を引く。
3 処理期限
処理期限がある場合は,起案担当者が記入し,不要のときは,斜線を引く。
4 起案年月日
文書を起案した年月日を起案担当者が記入する。(起案に着手した日ではなく,起案文書が決裁を受けられる状態になった日を記入する。)
5 保存年限
起案担当者が,ファイル基準表により該当する数字を○で囲む。
6 廃棄年度(年)
起案担当者が,保存年限から起算して文書の廃棄する年度(年)を記入する。
7 あて先
次の各号に掲げるところにより,起案担当者が記入する。
(1) 発信文書の相手方の職及び氏名を記入する。
(2) あて先が多く,記入できないときは,裏面又は別紙に書き,この欄に「裏面のとおり」又は「別紙のとおり」と記入する。
(3) 庁内文書で課長名のものは,職名のみで氏名を省略する。
(4) 起案文書は,内部での意思決定に使用するものであるから「様」などは,ここに記入しない。
8 発信者
次の各号に掲げるところにより,起案担当者が記入する。
(1) 発信者が,市長名,副市長名,部長名,課長名又は市名の場合は,該当する名を記入し,それ以外の場合は,職,氏名を記入する。
(2) 庁内文書で,部長名又は課長名のものは,職名のみで氏名を省略する。
9 件名
決裁権者が意思の判断を誤らないように文書の内容が一見して分かるように簡潔に要領よく表現するものとし,その末尾に申請,許可,照会,回答,通知等起案文書の性質を括弧書きで入れる。
10 伺い文
「このことについて下記のように○○○してよろしいか伺います。」と記載してある○○○の部分に「どうするか」の文字を記入する。
件名と伺い文の○○○の部分に入れる文字を例示すると次のとおりである。
件名 | 伺い文の文字 |
常陸大宮市行政組織条例の一部を改正する条例について | 制定 |
茨城県市町村事務連絡協議会開催について | 開催 |
市道○○号線道路改良工事請負契約について | 締結 |
緑と花の運動実施計画について | 策定 |
高齢者相談事業計画書について | 提出 |
常陸大宮市私立幼稚園教職員研修費補助金について | 交付決定 |
「どうするか」の部分の語句は,表示した例のほか照会,回答,通知,報告,申請,依頼,実施等である。
11 決裁区分
(1) 決裁区分は,次のとおりとする。
ア 決裁権者が市長の場合 A
イ 決裁権者が副市長の場合 B
ウ 決裁権者が会計管理者又は部長の場合 C
エ 決裁権者が課長の場合 D
(2) 職を兼務する場合は,それぞれの欄に押印する。
(3) 常陸大宮市事務決裁規程(平成16年大宮町訓令第15号)により,上司の決裁を要しない場合は,必ずその欄に斜線を引く。
12 起案担当者
起案担当者は,所属名,補職名及び氏名を記入し押印する。
13 合議・供覧
他の部又は課に合議を要する案件の場合は合議する部署名を記入して合議し,供覧の場合は合議の欄を供覧に訂正し,関係する部署名を記入して供覧に付す。
14 課の文書審査
外部へ発送する文書については,課の文書管理主任の確認印を受ける。
15 決裁年月日
決裁権者がその事案について意思表示をした日を記入する。
16 発信文書の記号・番号
発送する文書の記号及び番号を記入する。
例示すると 常大総第1号
17 施行年月日
文書を発送した日又は事案を処理した日を施行担当者が記入する。
18 施行取扱い上の注意
文書の取扱いについて特に注意を要する事項を記入する。例規に属するものは「例規」,秘密に属するものは「秘密」,重要なものは「重要」,急を要するものは「至急」欄の該当する表示を○で囲む。
19 開示・非開示の区分
常陸大宮市情報公開条例(平成11年大宮町条例第15号)の定めるところにより,市政情報の開示請求があった場合に,開示・非開示の決定を迅速かつ容易にするため,当該文書が開示できるかできないかの判断をし,該当する数字を○で囲む。この場合において,非開示と判断した場合は,非開示の部分,理由,該当条項,開示可能時期等必要事項を記入する。
ここでの判断は,文書作成時の判断であり,文書の開示請求があった場合の開示・非開示の決定における参考となるものである。
一部非開示の判断をした場合は,当該情報にページを付け,非開示とする部分が記録されているページを記入することなどにより,非開示とする部分が特定できるようにする。
様式第9号 削除